远程办公与语言沟通

2023-02-17 10:06:38 来源:中国金融新闻网

摘要

远程办公让职场人免去了通勤路上的时间与奔波,处理工作方式更加灵活轻松,随着远程协同办公工具不断开发升级,也带来了职场生态的进化。

如何在远程办公时代实现高效沟通,在完成工作业绩的同时尽量让私人时空不被过分侵占,已成为人们的普遍课题。远程办公的特殊模式,对语言的精确性、逻辑性以及情感力量,提出更高要求。


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近年来,社会各行各业都在不同程度上迈入远程办公时代。从全球视野看,很多企业已经宣布员工可选择永久远程办公形式,不必每天到公司打卡上下班,职场“游牧时代”成为时代现象。远程办公让职场人免去了通勤路上的时间与奔波,处理工作方式更加灵活轻松,随着远程协同办公工具不断开发升级,远程办公也带来了职场生态的进化。

然而,远程办公也为职场人带来了新的挑战和考验:从时间角度,工作时长在无形中被拉长,办公软件上文字和语音消息海量化、高频化和碎片化,上班与下班乃至工作日与休息日的时间界限都已模糊;从空间角度,远程办公消解了职场面对面的沟通交流情境,弱化或剥离了肢体语言、表情语态等显性情感表达,在理解信息、传达指令、讨论意见、交付结果、管理团队、考核员工等职场沟通的关键节点中,都非常容易造成偏差和误解。

如何在远程办公时代实现高效沟通,在完成工作业绩的同时尽量让私人时空不被过分侵占,已成为人们的普遍课题。

远程办公模式对个人的自驱力和自律性带来挑战,不同于办公场所与领导和同事共处一室的工作氛围以及天然的“纪律场”压力,远程办公无论是在家中还是在咖啡厅等公共场所进行,都是一种偏于休闲的环境,对个人的事务聚集力和工作效率必然会造成一定影响。因此需要科学地提升沟通的主动性,营造节律紧凑的工作场域,提升工作效率。

远程办公的特殊模式,对语言的精确性、逻辑性以及情感力量,提出更高要求。与此同时,如何在非接触状态下,自然顺畅地向领导、同事、合作伙伴等展现个人形象、彰显专业度和成熟度、树立积极干练的职场人设,也至关重要。在具体实践中,以下要点值得关注。

第一,无论团队领导是否有明确要求,每天开启工作时的第一步,最好把当天的工作计划梳理清晰,言简意赅地列出当天工作目标、任务行动、所需资源、预计达成结果等,如有不确定问题和需要支持的事项,一定高亮标记,并及时与领导沟通对标一致,可以极大概率避免产生无用功。当天工作时间接近结束,则可对应上午的计划将今日完成事项及达成结果列出,计划与达成使用不同颜色的字体,降低对方的阅读成本。每天坚持的工作日报“打卡”,不仅有助于自己保持工作思路清晰,也会传递出工作有规划、有条理的好印象。

第二,在最后期限(deadline)之前交付工作成果。远程办公由于空间距离的原因,常常引发进度拖延、效率低下,甚至拖到最后时间才提交工作成果,进而影响团队时间节点及任务节点的确认与推进,也会给人造成工作拖沓的印象。因此,永远比最后期限提前半天到一天去主动提交工作成果,为领导和同事争取更多运作和调整时间,在远程办公场景尤为重要。

第三,在远程会议前,主动向与会人员沟通确认,保证与会人员全员准时出席、会议可以准时开始,如需变动也可以提前及时调整会议安排,不浪费自己和他人的时间。

第四,远程办公切忌“沉默是金”,在关键群组和线上会议中,应提前将发言提纲或完整内容准备好,并主动发言,准确表达见解,甚至不妨提前做些必要演练。因为在非面对面的线上沟通时,每个人在职场的“存在感”,更多时候只能依靠主动而高效的个人意见表达(包括文字或语音形式等)。

另外,与沟通主动性相辅相成的是沟通的及时性,养成及时沟通的良好习惯,可以让工作更加顺畅。群组中的关键信息、关键对接人的询问应保证及时回复,不仅对于直属领导和所属部门的信息需要这样做,而且在与合作部门及相关部门的咨询与答询中也应如此,对于各部门间的协同信息,更要及时、准确、有礼地回复,这是在企业团体大环境中打造个人口碑的关键点。即使对方发送的信息与自身工作并非紧密相关,或者对方找错了人问错了事,也最好不要对信息忽略不计,因为不久的将来你很可能有机会与对方对接合作。

此外,沟通信息的有效确认在远程办公中也极为重要。仅靠办公软件中的文字、语音信息,很容易造成沟通双方的信息不对称,造成误解,导致工作出错。例如:“今天下班前提交本季度OKR的完成情况。”面对类似这样的工作任务布置,就先要对其中的关键信息进行确认,不然很容易造成偏差。建议详细提炼其中的变量元素,以重复需求的方式询问和确认,以明确工作任务信息的具体所指。例如针对上述情境,可以这样回复:“好的收到。和您确认一下,本季度的OKR完成情况是7-9月部门及个人OKR的完成情况:包括涉及的ABCD四个项目的具体动作和结果数据,我预计在今天6点左右提交。”这样的信息重复是非常必要的,目的是将领导在布置任务中未提及的事项、变量细节进行二次确认,同时给出具体交付时间,体现自身对工作的计划性。除此之外,远程沟通中经常会出现内容模糊、指向不明确的信息往来,每个人的语言风格习惯都不一样,想要准确高效地完成工作,就要对收到的信息进行重复,不清晰的细节加以追问,以同步双方的目标和需求。

最后,要注意语言的逻辑性与情感性。

与面对面聊天有别,线上沟通语言比较接近于书面语,因此要提升沟通的效率,需要养成习惯,有意识地使用模板化的语言结构逻辑。例如:在阐述方案或发表见解时,遵循“金字塔原理”的“总分结构”,结论先行,自上而下层层分解;在提出问题时,按照“背景-冲突-疑问-解决方案”的公式,阐释问题产生的前提条件、问题的矛盾关键、问题本身以及相应的解决方案;在说明复杂系统性事项时,按照一定的逻辑顺序,切忌杂乱无章的随性表述,如按照时间顺序(第一步、第二步、第三步)、结构顺序(脑图、甘特图等结构示意图)、行动顺序(行动总述、具体行为、步骤流程、效果目标)等。

在语言的情感性方面,保持平等、礼貌、友好的沟通态度在线上沟通情境中尤为重要,融洽愉悦的沟通氛围可以极大提升工作效率与效能。具体来说,在远程办公的沟通中,应尽量避免“嗯”“好”“知道了”这样较缺乏积极态度、感情色彩较冷漠的语句,以免给对方造成以负面情绪消极应对的错觉。可以在尽量充实具体信息时,适当使用一些简洁生动的语气词、标点符号、表情符号等,提升语言呈现中的情感温度与礼貌元素。温和有礼的语言表达,对于树立自己在线上工作交流中谦逊、真诚的形象非常有助益。

关键词 远程办公 完成情况 工作效率

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